Verwerkerssovereenkomst

Verwerkersovereenkomst

In een verwerkersovereenkomst worden schriftelijk afspraken vast gelegd omtrent de verwerking van persoonsgegevens. Wanneer een klant over gaat tot aankoop bij Mareco Sweetcreations B.V. wordt er gebruik gemaakt van gegevens van klanten en leveranciers. De volgende persoonsgegevens worden gebruikt: namen, telefoonnummers, adressen, KvK nummers, BTW nummers en rekeningnummers.

De naam zegt het al verwerkersovereenkomst, Mareco Sweetcreations B.V. wordt aangeduid als verwerker, omdat Mareco Sweetcreations B.V. de aankoop uitlevert en de gegevens nodig zijn om de betaling in orde te maken. Dat houdt in dat de klant verantwoordelijk is voor de verwerking van de persoonsgegevens.

 

1. Algemene gegevens

Mareco Sweetcreations B.V., geregistreerde handelsnaam van Mareco Sweetcreations B.V. gevestigd aan Laarakkerweg 14, 5061 JR Oisterwijk, Kamer van Koophandel 77859650 nummer en vertegenwoordigd door haar gevolmachtigde directeur, R.G.A.F. Wolfs.

2. Ingang verwerkersovereenkomst

De verwerkersovereenkomst gaat in vanaf het moment wanneer het klantformulier en de bestelling is binnen gekomen bij Mareco Sweetcreations B.V., hierdoor komt de verwerkersovereenkomst tot stand.

Het is een onderdeel van de overeenkomst die we hebben gesloten voor het uitleveren van de artikelen. De verwerkersovereenkomst wordt beëindigd wanneer een van beide partijen de samenwerking opzegt.

3. Verwerking persoonsgegevens

De klant is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die binnen ons administratiesysteem bekend zijn. De persoonsgegevens worden in opdracht van de klant verwerkt. De volgende gegevens worden gebruikt om een nieuwe klant aan te maken binnen ons administratiesysteem AFAS:

• Bedrijfsnaam                                                                BTW-nummer
• Adres                                                                              KvK-nummer
• Postcode                                                                       IBAN-nummer
• Plaats                                                                             Telefoonnummer
• Land                                                                                Emailadres

4. Privacy

De persoonsgegevens worden op een nauwkeurige manier verwerkt. De persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor bovenstaande genoemde doelen. Wanneer Mareco Sweetcreations B.V. de gegevens voor andere doelen wilt gebruiken wordt hier toestemming voor gevraagd. Zonder toestemming zal er geen gebruik gemaakt worden van andere diensten als AFAS software. AFAS software is een organisatie die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerkt. Er zijn afspraken gemaakt met hen over hoe ze met de gegevens omgaan. AFAS neemt blijvend passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens van de klant te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. AFAS is daarvoor ISO27001 gecertificeerd. Deze maatregelen worden aangemerkt als een passend beveiligingsniveau in de zin van de AVG.

5. Opslag persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden voorafgaand aan de bestelling ingevoerd in AFAS software. AFAS is zich bewust dat de informatie die de klant met AFAS deelt en opslaat binnen AFAS Online, een geheim en bedrijfsgevoelig karakter heeft. Alle AFAS medewerkers zullen gedurende hun dienstverband en daarna, zoals in hun arbeidsovereenkomst met geheimhoudingsclausule is opgenomen, op verantwoorde wijze met de informatie van de klant omgaan.

6. Controle afspraken

In Nederland heeft de opdrachtgever het recht om periodiek beoordelingen uit te laten voeren om te controleren of Mareco Sweetcreations B.V. de afspraken nastreeft die vermeld zijn in de verwerkersovereenkomst.

1. Mareco Sweetcreations B.V. doet zijn best om de afspraken na te komen. Het is mogelijk dat er door een externe partij een beoordeling wordt uitgevoerd. Wanneer dit is gebeurd, is het mogelijk om een afspraak te maken om de rapportage in te zien.
2. Als er een rapportage ligt is het mogelijk om te controleren of Mareco Sweetcreations B.V. zich houdt aan de afspraken. Wanneer de klant met goede argumenten komt dat Mareco Sweetcreations B.V. zich niet aan de afspraken houdt is het mogelijk om zelf een beoordeling uit te laten voeren door een externe partij, dit is op eigen kosten.
3. Wanneer de klant overweegt om een beoordeling uit te laten voeren, wordt dit minimaal 7 dagen van te voren schriftelijk gemeld. Dit kan via info@sweetcreations.nl. Is het geen geschikte datum, dan wordt dit op tijd gemeld en wordt er een voorstel gedaan voor een andere datum.
4. De externe beoordelaar moet zich houden aan de beveiligingsprocedures die gelden. Dat betekent dat er sprake is van geheimhoudingsplicht. Zowel de beoordelaar als wij houden de uitslag geheim. Het is niet de bedoeling dat hierover met een derden partij wordt gesproken. Natuurlijk is dit wel toegestaan indien er toestemming voor gegeven is. Mareco Sweetcreations B.V. werkt in alle tijden mee wat betreft de informatie die hiervoor nodig is.

7. Datalek

Er is sprake van een datalek als databestanden worden gehackt of persoonsgegevens verloren gaan. Mareco Sweetcreations B.V. gaat hier als volgt mee om:

1. Intern wordt het datalek vastgelegd en gedocumenteerd.
2. Komen wij er achter dat er een datalek is of een datalek geweest is wat nadelige gevolgen heeft dan wordt de klant zo snel mogelijk op de hoogte gesteld. De klant bepaalt of er een melding gemaakt wordt bij de Autoriteit Persoonsgegevens, omdat de klant verantwoordelijk is voor de wettelijke verplichtingen.
3. Er zal contact met de klant op genomen worden over hoe het datalek is ontstaan, het risico dat beide partijen lopen en de maatregelen die getroffen worden om het datalek op te lossen.
4. Wanneer de Autoriteit Persoonsgegevens een onderzoek naar het datalek start, wordt de klant op de hoogte gesteld.

8. Geheimhouding persoonsgegevens

Het is verplicht om alle persoonsgegevens van de klant geheim te houden voor anderen. Het gaat om de gegevens die we ontvangen hebben van de klant om in te voeren in ons administratiesysteem.

1. Alle medewerkers binnen Mareco Sweetcreations B.V. worden op de hoogte gesteld om zich te houden aan de geheimhoudingsplicht.
2. Aan de geheimhoudingsplicht hoeft niet voldaan te worden als de klant toestemming geeft om bepaalde persoonsgegevens te delen. Ten slotte is het mogelijk dat bepaalde persoonsgegevens gedeeld worden als het een wettelijke verplichting is. Denk daarbij aan het Openbaar Ministerie. 

9. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen zijn de klanten en leveranciers van Mareco Sweetcreations B.V. waarvan de persoonsgegevens opgeslagen worden.  De betrokkenen hebben volgens de wet ook rechten en Mareco Sweetcreations B.V. is verplicht om aan de rechten te voldoen.

1. Het is mogelijk dat de betrokkenen vragen welke persoonsgegevens Mareco Sweetcreations B.V. verwerkt. Wanneer er een verzoek wordt ontvangen van de klant is Sweet Creations B.V. verplicht om de informatie te verstrekken. De betrokkenen mag vragen om de persoonsgegevens te wijzigen of aan te vullen. Ook dan is Mareco Sweetcreations B.V. verplicht om de gegevens aan te passen.

10. Omgaan met geschillen

Wanneer er sprake van een geschil is, doet Mareco Sweetcreations B.V. er alles aan om tot een juiste oplossing te komen. Het is mogelijk dat dit niet per direct lukt, dan wordt het geschil voor gelegd aan de rechter in ’s-Hertogenbosch. Of wanneer een andere rechter bevoegd is kan die ingeschakeld worden.

11. Overeenkomst

Kom je achter een verschil tussen de verwerkersovereenkomst en de overeenkomst die is afgesloten voor het leveren van de gevraagde artikelen? Er geldt wat in deze verwerkersovereenkomst staat.